ACCESS 3. Ez a tanfolyam általában Access 2003-asban készült. Feleslegesnek tartottam ezt a 3 részt megcsinálni a a 2007/2010/2013-as verzióban is (az 1-2 részt megcsináltam), aminek a jogosságát és helyességét immár a sok éves gyakorlat, és más tanulók sikere igazolt is. Ugyanis ha Access 2007-est 2010-est vagy 2013-ast használsz, mire erre a szintre jutsz, már saját verziód menüjét úgyis ismered, az eljárások lényegét innen pedig megtanulhatod. (Ráadásul a menükészítést, amit itt is tárgyalunk (7.1), már korábban a saját verziódban is megtanulhattad, a kombi mező készítését (4.2) pedig 2007-es verzióban is innen megtanulhatod (4.2). Itt pedig a a 2003-asban készített többi rész kiváló útmutatást ad a tanuláshoz, nincs szükség más verziókra.)
Ehhez az Access 3-hoz megkapod még 3 éles munkám elérhetőségét további tájékozódás,
ötletszerzés céljából. Akkor ez már valódi "programfejlesztés", vagy - ahogy ígértem- a kapujába érkeztünk? Nézd meg a 2. videót, a tananyag felépítéséről és majd a végén a Zárszót, benne két videóval, egy Visual Basic rutin beillesztésével! Itt választ kapsz erre a kérdésre is és innen fejlődhetsz tovább, ha szükségét látod és/vagy érdekel. Jó munkát, sok sikert hozzá! Ha pedig nagyobb munkába
vágsz bele és problémád van, keress meg, szívesen segítek, nekem szakmám
ez (is), szeretem (ezt is) és a Te sikered, nekem is siker! Sokszor
megtettem már és több tanítványom szép és komoly adatbázisokat épített fel a
korábbiakban és az itt tanultak alapján. |
VIDEÓFILMEK |
Idő |
RÖVID TARTALMI Leírás |
Mell. |
6p50 |
Bevezető, az egész kiépítendő rendszer funkciói és felépítése |
|
|
A tananyag tartalma | 2p32 | A tananyag tartalma a menü alapján röviden! | |
I. Az előkészítés (üzembehelyezés) |
|||
I.1. Alapvető új műveletek és előkészületek |
|||
Áttekintjük az Előkészítés (üzembe helyezés) feladatait és a létrehozandó elemeket. |
|
||
3 db alapvető tábla felépítése és kapcsolataik |
|
||
Űrlapokat csinálunk a 3 db táblához. A CIKKEK-hez 2-t is. |
|
||
A CIKKEK tábla feltöltésénél a hivatkozási integritás miatt a másik 2 táblából csak érvényes kódok vihetők be, rájövünk, kell az a kombi panel! |
|
||
Mi az, és hogyan kell kombi panelt létrehozni? (lenyíló választási lehetőség a kapcsolt táblából) Az elsőt meg is csináljuk. |
|
||
7p09 |
Megnyugtatlak,ezen a szinten már végképp nincsenek vagy lényegtelenek a különbségek az egyes verziók, a 2003-as és a 2007/2010 között. Itt is az eljárás ugyanaz (lásd előző lecke!), csak átnevezték a kombi panelt, kombi mezőnek. |
||
Bejárási pont és rekord zárolása: hogyan kell elérni, hogy felvitelkor ne lépjünk egy mezőre és/vagy ne lehessen átírni, Még egy kombi panelt csinálunk és mindent kipróbálunk |
|
||
Parancsgomb, táblák között ugrálunk. Mi a frissítés? Parancsgombot csinálunk neki is! |
|||
Hogyan lehet menüt készíteni? Menüt a végén szoktunk csinálni, de máris csinálunk egy kezdetit, eszközeink megvannak és ha valaki máris önálló munkát csinál, hadd tudja. |
|
||
Űrlap tulajdonságok. A menü finomítása ürügyén megnézzük, végleg tisztázzuk, hol, és hogyan lehet beállítani egy űrlap tulajdonságait és további tulajdonságokat ismerünk meg, és állítunk be. |
|
||
További finomítás és a rendszer indítás beállítása: azt akarjuk, hogy az mdb fájl megnyitásakor (ami lehet 2 katt a fájlon, de lehet parancsikon az asztalon) a megnyitott menü jöjjön be legelőször. Mi az "alkalmazás címe" és hol jelenik meg? |
|
||
Ismételünk, finomítjuk eddigi tudásunkat. A CIKKEK táblázatos űrlapot is komfortossá tesszük (az űrlap tulajdonságoknál először vesszük észre az elsőt, a legfelsőt, a legfontosabbat, rekordforrást. A CIKKEK táblából varázslóval készített űrlapnál az kerül oda a varázslat hatására, hogy CIKKEK (tábla). Ezután megmutatjuk miért jó a rendszerünk ezen előkészítő fázisában a kaszkádolt frissítés bekapcsolása. |
|||
I.2. Többtáblás űrlapok, jelentések mező összeválogatási
lehetőségei, bővítései, |
|||
Szép-szép a Cikkek és nyitókészletek felvitele űrlap, de a többi táblából is akarunk adatokat megjeleníteni felvitel közben (a kód bevitel után a megnevezéseket, kontroll célból) és számított adatokat is szeretnénk látni azonnal. A kulcsmondat a videó végén hangzik el, de jegyezzük meg: csak azok az adatok jeleníthetők meg egy űrlapon, amelyek megjelennek a mezőlistában. A mezőlistába pedig pontosan azok az adatok kerülnek, ami az űrlap tulajdonságok rekordforrás sorában (egyetlen sor!) kerülnek beállításra. Automatikusan, a varázslóval vagy általunk.. Tehát a kulcskérdés, hogyan állítható be az Űrlap tulajdonságok-rekordforrása? Többféleképpen. Táblaadatok és számított adatok megjelenítése több táblából, űrlapoknál, jelentéseknél 1. megoldás: varázslóval válogatjuk ki a táblákból a a mezőket Most a varázsló elintéz mindent, a mezőlistában az lesz, amit összeválogattunk, ugyanis az űrlap tulajdonság rekordforrás sorát a varázsló automatikusan beállítja, kit érdekel, mi van ott, ha minden OK.? Hát minket azért érdekel, mert fejlődni akarunk. Megnézzük a videón, mit állított be a varázsló, mi van ilyenkor abban a rekordforrás sorban! Egy sorban több tábla nem lehet kiválasztva, tehát egy sorban több tábla adatainak beállítására valami különleges dolog kell: Egy Select...-tel kezdődő SQL utasítás van ott. Az SQL egy univerzális lekérdező "nyelv", szerencsére, nem kell megtanulnunk, csak tudunk kell róla. Most a varázsló megcsinálta, de mi van, ha később módosítani akarjuk, vagy mi is akarunk ilyet csinálni? Semmi ijedelem, ehhez sem kell megtanulni. E mögött általunk ismert lekérdezés lapul, ha magunk akarjuk csinálni, vagy belenyúlni, csak a lekérdezéseket kell ismerni, azt pedig már az 1. részben megtanultuk. Majd meglátod a következő részben! |
|
||
11.Az 1 táblás űrlap bővítése 3 táblássá SQL-es lekérdezés szerkesztővel |
2. megoldás: A meglévő, varázslóval készített 1 táblás űrlapunkat bővítjük tovább és több (3) táblássá tesszük. A megoldás kulcsa tehát az Űrlap tulajdonságoknál, a rekordforrás sorban a varázsló által korábban beállított "Cikkek"-et kell kijavítani. Semmi pánik , a lenyíló mellett jobbra, ott a három pont (...), ami, ha odakattintunk, most nem a kifejezés szerkesztőt (mint korábban), hanem egy LEKÉRDEZÉS szerkesztőt hív be, jelenít meg, ha odakattintunk, és ahogy a lekérdezéseknél tanultuk, kibővítjük a lekérdezést, ahogy a videón láthatod. (Ez a kibővített, immár 3 táblás lekérdezés SQL utasításként fog beülni a rekordforrás sorba, de kit zavar? Nem kell ismerni a részleteit.) Lett egy tökéletes, 3 táblás űrlapunk, a Cikkek és nyitókészlet rögzítésre és nem veszett kárba a korábbi munkánk, amiket az 1 táblás varázslós lekérdezésben megcsináltunk. (Kombi panelek, zárolás) |
|
|
Egy kis rövid összefoglalás a fenti két megoldásról és a táblázatos űrlapnál is alkalmazzuk az előbbi bővítést! |
|
||
3. megoldás: teljes lesz a kép, nem varázslóval, hanem tervező nézettel csináljuk a több (3) táblás űrlapot. Ekkor a tulajdonságokban a rekordforrás sor és a vele összhangban levő mezőlista üresen indul. A lekérdezés szerkesztő behívásával (... a rekordforrás sorában), mi magunk állítjuk össze a lekérdezést, 3 táblából, a tanult lekérdezés szerkesztési eszközökkel. Ez a lekérdezés SQL utasítás formájában "ül be" a rekordforrás sorába. De ezt is vártuk, a fentiek után, az SQL tartalma nem érdekes, mert bármikor megjeleníthetjük lekérdezés formájában. |
|||
13/2 Ínyenceknek: Mi az SQL és milyen kapcsolatban van az Access-sel |
Az SQL egy univerzális lekérdező "nyelv",...... Itt (is) olvashatsz róla: http://hu.wikipedia.org/wiki/SQL#Az_SQL_t.C3.B6rt.C3.A9nete |
|
|
I.3. Számított értékek
űrlapokon, jelentéseken |
|||
Számított értékek az űrlap rekordokban.
|
|
||
Ugyanezt (előző) megcsináljuk a táblázatos űrlapon is. |
|
||
Mindösszesen értékek kiszámítása a
táblázatos űrlapon, az űrlaplábban.
|
|
||
Számított értékek a készlet jelentésben, csoportosítással és néhány új, apró finomsággal |
|
||
4. megoldás: a "Kolombusz-tojása" módszer Mi magunk csinálunk a több (3) táblából űrlap/jelentés tápláló lekérdezést. Nézzük meg a videót először! Az alapötlet a következő: ha úgyis mindig lekérdezés van az űrlapok/jelentések mögött, csináljuk meg mi magunk azt a csúcslekérdezést, amibe a több táblából (most 3-ból) minden szükséges adatot beleteszünk. Sőt beletesszük a számított adatokat is ebbe a lekérdezésbe. (Ha több űrlap, jelentés táplálkozik ebből a rekordhalmazból, a számításokat csak egyszer kell, itt a lekérdezésben megcsinálni. És pld. az űrlapláb szumma is egyszerűbb lesz) És ezután minden ebből a több (3) táblából és a belőlük számított
adatokból táplálkozó űrlapot és lekérdezést ebből az egy jelentésből
csinálhatunk. Akárhogyan, ahogy megtanultuk. Akár varázslóval is! (A
varázslónál ki lehet választani alapjául nem csak táblát, hanem lekérdezést is.) Csinálhatjuk
tervezéssel is. Most aztán kapok a fejemre! Ha ez mindent megold, akkor miért volt az eddigi munka? Azért, mert ez tényleg szuper-megoldás, majdnem mindent megold, de előbb utóbb úgyis beleszaladunk a fentiekbe, főleg módosításoknál, vagy gyorsan összeszedett tervezett vagy varázsolt űrlapoknál, jelentéseknél. Meg kell(ett) ezt érteni egyszer teljes egészében. |
|
||
A "Kolombusz tojása" módszerrel "3 legyet ütünk egy csapásra". Íme az első. |
|
||
Íme a második. Jelentésnél, ha varázsoljuk, még több az előny. (csoportosítás, csoportösszesítések, végösszeg, minden automatikus, még sem kell semmi képletszerkesztés) |
|
||
Íme a harmadik. Az 1-3 csúcslekérdezésből, másolással és módosítással, további lekérdezések készíthetők, melyek újabb speciálisabb, szűkítettebb űrlapok és jelentések alapjai lehetnek. |
|
||
A harmadik előnyre egy másik izgalmas jelentés az 1-3 lekérdezésből |
|
||
Egy kis összefoglaló |
|||
I.4. Lekérdezés fajták,
új lekérdezések |
|||
A meglepetés, hogy eddig, ha nem is tudtuk, csak választó lekérdezést használtunk (Ez az alapértelmezés) Milyen lekérdezés fajták vannak és mi a jellegzetességük. |
|
||
Frissítő lekérdezés, a készlet=nyitókészlet beállítása |
|||
Frissítő lekérdezés a fogyasztói árak kiszámításához minden cikkre, először fix árréssel és fix áfával. Ez a fogyasztói árak szempontjából még nem az igazi.... |
|
||
Egy rekordos tábla kulcs nélkül. |
|
||
Egy új Árrés tábla elkészítése, de már cikkenként változtatható árrésre felkészítve. A Cikkek táblába új, árrés kód mező felvétele, az új tábla kapcsolatának kialakítása, a tábla új mezőjének feltöltése, először frissítéssel, majd egyedi változtatásokkal. Tanulságos eljárás, arra az elkerülendő, de általában elkerülhetetlen esetre, ha utólag kell új táblát beépíteni a rendszerbe. |
|
||
fogyár=0 frissítő lekérdezést
csináljuk először, hogy teszteléskor, bármikor innen tudjunk indulni. |
|||
31. Egy teljesen általános fogyasztói ár beállító frissítő lekérdezés |
Előre megcsináltam az ÁFA általánosítást is teljesen, egy ÁFA_több új tábla felvételével és minden következménye végigvezetésével, és az új általános frissítő lekérdezéssel,. Elmagyarázom végig és leteszteljük. Tanulságos! |
||
A rendszerünk indításához a CIKKEK táblához és a kapcsolódó még 4 táblához az eszközeink lényegében és látszólag készen állnak, de......... |
|
||
Csinálunk, most már az 5 db táblánkból egy univerzális készlet kimutatás űrlapot, ami már az indulás után is jó lesz és egy ugyanilyen célú jelentést. A "Kolubusz tojása" módszert alkalmazzuk, tehát csinálunk egy mindent (összeválogatott és belőlük számított adatokatl) tartalmazó lekérdezést az 1-5 táblákból és ebből dolgozunk tovább. |
|
||
34. készlet űrlap és készlet jelentés kiértékelése tesztelése |
Csináltam egy hasonló adattartalmú jelentést is, ezt már önállóan meg tudod csinálni, ha követtél. És kiértékeljük az egészet. |
||
Kibővítettem a menüt és kiderül van még mit csinálni az előkészítési fázisban |
|
||
A cikkek tábla rögzítőjéből hiányzik a 2 új táblához kapcsolódó két kód adat (ÁFA és ÁRRÉS kódok) Kibővítjük. Leteszteljük. |
|||
I.5.
Mi a makró? Makrók alkalmazásai |
|||
Mi a makró? A lehetőségek (majdnem) végtelenek. Itt érintjük a programozást, de semmi ijedtség, egyszerű! Az első egyszerű makrónk elkészítése |
|||
További 2 egyszerű makró a fogyár=0 és a fogyárazás kiinduló állapotának és eredményének a demonstrálására. |
|
||
Táblamásolat készítés beépítése
makróba, frissítés előtt, biztonsági okokból. |
|||
A 2 db fogy.áras makrónkat tovább
fejlesztjük, a táblák helyett, a készlet űrlapunkat mutatjuk meg a frissítés
előtt és után. Tehát az első makrónkat műveletként betesszük ebbe a makróba. |
|||
Meg csináltam a készlet= nyitó készlet makrót is az előtte való másolat beépítése miatt, teljesen ugyanolyan logikával, mint a fogy.árasokat az előbb. A menüt is kibővítettem. |
|||
Jelentés a menüben. Kell-e makró? |
|||
Külön rezsi raktár legyen, külön táblában? Táblakészítő lekérdezést használunk. |
|
||
A nagy értékű anyagok, külön táblában. |
|||
A törlő lekérdezés egy példán keresztül és az "egy raktár vagy több raktár legyen" kérdés eldöntése: egy raktár lesz. |
|||
II. Az Üzemeltetés |
|||
A II. rész feladatait újra, most részletesen is összefoglaljuk. A jobboldali oszlopban levő 14.mdb adatbázisban ennek a résznek minden lépését végig követheted! |
|||
II. 1 A két hiányzó törzsadattár TÁBLA |
|
||
A két új TÁBLA (törzsadattár) megismerése - Partnerek és mozgás fajták - kapcsolataik megadása és űrlapok a karbantartásukhoz. A mozgás fajták fontossága! |
|
||
II.
2. A többtételes anyagmozgás rögzítő űrlap |
|||
II.2.1. A többtételes anyagmozgás rögzítő és könyvelő működése |
Ha nem emlékszel vagy nem láttad, nézd meg a teljes működését, hogy világos legyen a cél! |
|
|
Formai kialakítás a segédűrlap alkalmazással |
|||
A több tételes bizonylat rögzítő, könyvelő modul 2 fajta feladata és a két őt felépítő tábla (ezek lesznek az anyagmozgás adattárak is) felépítése és kapcsolataik. |
|
||
1p34 |
Létrehozása SQL-es lekérdezés szerkesztővel. |
|
|
1p46 |
Kolombusz tojása módszerrel |
|
|
0II.2.5. Segédűrlap (Bizonylat_tételsor) beillesztése a főűrlapba (bizonylat_fejléc) |
Hogyan? Az eszközkészletből segédűrlap behúzása és a körvonalának kialakítása (mint a parancsgombnál), majd a beinduló varázslónál a két űrlap és a segédűrlapot a főűrlaphoz kapcsoló mező megadása. Tehát mostantól a többtételes mozgásrögzítőnk űrlapja a bizonylat_fejléc űrlap lesz, benne a bizonylat tételsor_ űrlappal, mint segédűrlappal |
|
|
Izgalmas a kérdés, működik-e? Átadja-e a bizonylatszámot, vagy sem? |
|
||
A készlet-könyvelés makró elkészítése |
|||
0p51 |
Egy kis szemléletformáló előkészítés nagyon röviden |
|
|
0p41 |
Így néz ki a készletkönyvelő makró! |
|
|
3p31 |
Az 1. frissítő lekérdezés: a bizonylat tételsor tábla régi_készlet mezőjébe beleírjuk az aktuális készletet, még pedig csak és pontosan az adott bizonylat, adott cikkeiben (ez van a feltételekben) |
|
|
2p42 |
A 2,, frissítés a CIKKEK adattárban ténylegesen aktualizálja (frissíti) a készlet mezőt az adott bizonylat, adott cikkeinél. Azaz a készlet mezőben levő készlethez hozzáadja vagy levonja a bizonylatolt készleteket és ez lesz a készlet mező új értéke. |
|
|
2p03 |
Az 3. frissítő lekérdezés: a bizonylat tételsor tábla új_készlet mezőjébe beleírja a már megváltozott aktualizált készletet, még pedig csak és pontosan az adott bizonylat, adott cikkeiben (ez van a feltételekben) és a lekönyvelt (igen/nem) mezőt igenre állítja (bepipálja a jelölőnégyzetet) |
|
|
II.2.12. A makró összeállítása és parancsgombjának elhelyezése a bizonylat_fejléc űrlapon |
Nincs |
A fenti, II.2.8-ban bemutatott makró elemei kész vannak, összeállítása ezek után csak egyszerű rutin feladat az eddig tanultak alapján, (Az így készülő makró parancsgomb alá helyezését pedig már még korábban megtanultuk.) Könnyen megcsinálhatod tehát önállóan a II.2.8. alapján. |
|
2p01 |
Nézzük meg röviden a működését, bár biztosan láttad már, de most teljes tudatossággal és lépésenként követheted! |
|
|
II.3. A
rendszer egyéb szolgáltatásai |
|||
A készletek űrlapból és jelentésből (az előbbiből szűrésekkel, további lekérdezésekkel) nagyon sok értékes információ eddig is kinyerhető volt. Milyen adatokból lehet szolgáltatás (űrlap vagy jelentés) egy adott pillanatban? Amit az INPUT abban a pillanatban "lefed". Mi az input egy adott pillanatban? A rendszer pillanatnyi adatai (törzs- és forgalmi adatok) és a belőlük számított adatok! Az eddig tanultak szerint a képletszerkesztő alkalmazásával, a jól kialakított kapcsolatok kihasználásával lekérdezéseken keresztül bármilyen adatcsoport kinyerhető, amit beterveztünk, az adatmodellezés (táblák és kapcsolataik) jó kialakításával lehetővé tettünk. Áttekintjük az itt létrehozott szolgáltatásokat (készlet lekérdezések, raktárforgalom, viszonteladói elszámolás. (Szállítónkénti kimutatást, árelemzéseket, stb. itt, most nem csináltunk, ezek alapján könnyen meg tudod csinálni, ha van rá igény.) Az Access 2. részben megtárgyaltuk az Excellel való kapcsolatot. Excel táblázatot nem csak Access táblából lehet létrehozni, hanem Access lekérdezésből is, az ott tanultak szerint. Így egy jól felépített adatbázisban elkészített lekérdezésből Excel táblázatot készítve, az Excelben folytathatjuk tovább az elemzéseket, kimutatások készítését! Ezt már a tervezésnél figyelembe lehet venni! Az Access stabil, hibátlan, és teljes, több felhasználós adatmodell kiépítésére alkalmas, amire az Excel nem igazán. Viszont az adatmodellből kinyert adatcsoportok, további elemzésére sokszor az Excel jobb, könnyebb és sokrétűbb. A lényeg, hogy komoly adatnyilvántartásoknál egy jól felépített Access-sel (vagy más adatbázis kezelővel) megvalósított adatmodellre érdemes alapozni, de kiegészítésként használhatjuk az Excel-t is. |
|||
II.3.5. v.elsz. szétszedve | |||
Ezen tesztelheted Te is az egészet! Ha megnézed a videót láthatod, hogyan. Ez a 16.teszt.mdb fájl alkalmas a videón bemutatott tesztelésre ! |
16.teszt.mdb | ||
II.2.1. A többtételes anyagmozgás rögzítő és készlet aktualizáló (könyvelő) működése ismét! |
A további teszteléshez még egyszer megnézheted az éles üzem működését. (Ez a videó ugyanaz, mint fent a II.2.1 videója és amit a bemutatókon is láthattál korábban. Esetleg most már tudatosan nézheted végig újra!) Itt hagytuk abba (vége.mdb), ez a mi munkánk végső állapota, de nem egy ilyen rendszeré. Innen, az itt tanult eszközökkel tovább építheted, vagy igényeid szerint, önálló, új rendszert építhetsz! Jó tanulást és jó munkát hozzá! |
vége.mdb | |
Zárszó |
|||
2p50 |
Ha a fentieket végig követted, rájöhettél, hogy a frissítő lekérdezés és társai igazából nem lekérdezések, hanem magas szintű programeljárások (utasítások) és a makróba elhelyezve, az elágazási lehetőségeket kihasználva és újabb makróba ágyazott makrók alkalmazásával egy makró az nem más, mint egy számítógépes program. Mik a korlátai,
meg lehet-e mindent csinálni Access eszközökkel és a makrókkal? Ahogy a bevezetőben említettük ehhez az Access 3-hoz megkapod még 3 éles munkám elérhetőségét további tájékozódás, ötletszerzés céljából, nos ezek között a Számlázásban volt az egyetlen ilyen eset. |
||
Zárszó 2. Továbblépési irány és egy Visual Basic rutin használata. |
7p42 |
Bemutatom a
Számlázó Access művem működését és benne egy Visual Basic rutint. Vajon mi volt az egyetlen probléma, amihez Visual Basic programocska beépítése kellett? Itt megtudhatod. Egyébként a fenti Access eszközökkel és a Makrókkal majdnem minden alapvető adat nyilvántartási feladatot meg lehet oldani. A "majdnem" és az "alapvető" szavak azt jelentik, hogy itt már valóban szoftver fejlesztést végeztünk eddig is, de jelentik azt is, hogy van hová fejlődni és az út innen nyitottá vált további Visual Basicben, de más programnyelvekben írt eljárások beépítése, használata felé is. Sok sikert! |